Rechnung im PosteingangIm System erfasst
Automatisch verarbeitete Rechnungen
Eine Rechnung kommt per E-Mail an, ihre Daten werden erkannt und ohne manuelle Eingabe im passenden System erfasst.
ProzessautomatisierungProzessautomatisierung:
Prozessautomatisierung:
Weniger manuelle Aufgaben =
mehr Zeit für Ihr Team.
Informationen zwischen Systemen kopieren, Dokumente prüfen, Datensätze aktualisieren oder Berichte vorbereiten. Notwendige Aufgaben — die aber nicht jede Woche stundenlange Arbeit kosten sollten.
Bei Cloud Levante analysieren wir diese Prozesse und automatisieren sie, damit sich Ihr Team auf wertvollere Aufgaben konzentrieren kann.
- Wir passen uns an die Tools an, die Ihr Unternehmen bereits nutzt.
- Wir entwerfen, implementieren und validieren jede Automatisierung gemeinsam mit Ihnen.
CL
Prozessbeispiele
Wählen Sie das, was Ihrem am ähnlichsten ist
Erzählen Sie uns, welche Aufgabe sich in Ihrem Unternehmen wiederholt, und wir zeigen Ihnen, wie sie automatisiert aussehen könnte.
Dies sind nur einige Beispiele. Jede Automatisierung wird nach den Systemen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens entworfen.
Manche notwendigen Aufgaben
müssen nicht manuell erledigt werden.
Eine Information kommt per E-Mail an, und jemand trägt sie ins ERP ein. Danach wird sie in eine Tabelle kopiert und später erneut für einen Bericht verwendet.
Das Problem liegt nicht in einer einzelnen Aufgabe, sondern in all den kleinen manuellen Schritten, die sich jeden Tag anhäufen.
Wir automatisieren diese Prozesse, damit Informationen zwischen Ihren Systemen fließen, sich wiederholende Aufgaben von selbst ablaufen und Ihr Team nur eingreifen muss, wenn es wirklich nötig ist.
Anwendungsfälle
Beispiele dafür, was wir
automatisieren.
Nach Bereich geordnet. Wählen Sie eine Kategorie, um gängige Prozesse zu sehen.
Warnung
3 offene Rechnungen überschreiten die festgelegte Frist
Automatische Zahlungsverfolgung
Das System erkennt offene Rechnungen und erzeugt Warnungen oder Erinnerungen nach Ihren Regeln.
Foto des BelegsAusgabe erfasst
Digitalisierte Ausgaben
Sie laden einen Beleg hoch oder machen ein Foto, und die nötigen Daten werden automatisch erfasst und organisiert.
WebformularIm CRM erfasst
Web-Kontakte im CRM erfasst
Jede Anfrage aus dem Webformular wird mit ihren Daten im CRM erfasst, ohne sie manuell zu kopieren.
Angebot 2026-118Versandbereit
Angebote aus Vorlage erstellt
Sie geben die Basisdaten ein, und das Angebot wird im Format und mit den Konditionen Ihres Unternehmens erstellt, versandbereit.
Erinnerung
Angebot seit 7 Tagen ohne Antwort
Angebotsverfolgung
Erhält ein Angebot innerhalb der von Ihnen festgelegten Frist keine Antwort, erzeugt das System eine Erinnerung zur Nachverfolgung.
Rechnungen: VerwaltungAnfragen: KundenserviceBestellungen: Betrieb
Automatische Einordnung von Anfragen
Eingehende E-Mails und Nachrichten werden nach Thema klassifiziert und der zuständigen Person oder dem Team zugewiesen.
Antwort auf: LieferzeitZur Prüfung ausstehend
Antwortentwürfe zur Prüfung
Für häufige Anfragen wird ein Antwortentwurf erstellt, den eine Person vor dem Versand prüft.
Kundenbenachrichtigung
Ihre Bestellung hat das Lager verlassen
Benachrichtigungen zum Bestellstatus
Ändert sich der Status einer Bestellung, erhält der Kunde automatisch eine Benachrichtigung, ohne dass jemand schreiben muss.
Besprechungszusammenfassung3 Vereinbarungen, 5 Aufgaben
Besprechungszusammenfassungen
Nach jeder Besprechung wird eine Zusammenfassung mit Vereinbarungen, Aufgaben und Verantwortlichen erstellt.
Monatsbericht
Regelmäßige Berichte
Daten aus Ihren Systemen werden automatisch im gewohnten Format und termingerecht in einem Bericht zusammengeführt.
VerträgeLieferscheineBestellungen
Organisierte Dokumentation
Verträge, Lieferscheine und andere Dokumente werden im richtigen Ordner mit einem einheitlichen Namen abgelegt.
Ein BeispielSo verändert sich ein
So verändert sich ein
administrativer Prozess.
Vorher
Jede Woche gehen Dutzende Bestellungen per E-Mail ein.
Eine Person prüft jede Nachricht, findet die nötigen Daten und trägt sie manuell ins Verwaltungssystem ein.
Mehrere Stunden für die Dateneingabe
Manueller Prozess: hoher Aufwand
Mit Automatisierung
Bestellungen werden automatisch verarbeitet und ihre Daten ins System übernommen.
Das Team prüft nur die Fälle, in denen Informationen fehlen oder ein Problem auftritt.
Die Zeit fließt nur noch in Ausnahmen
Automatisierter Prozess: nur Prüfung
So funktioniert es,
Schritt für Schritt.
- 1
Sie schildern uns den Prozess
Sie erklären uns, welche Aufgabe Sie automatisieren möchten, wie Sie sie heute ausführen und welche Anwendungen beteiligt sind.
Sie benötigen weder technische Dokumentation noch vorherige Vorbereitung.
- 2
Wir analysieren die Automatisierung
Wir prüfen den Prozess, die beteiligten Tools und welche Schritte sicher und effizient automatisch ausgeführt werden können.
- 3
Wir entwerfen und integrieren die Lösung
Wir bauen den Workflow und verbinden die nötigen Systeme: ERP, CRM, E-Mail, Unternehmensanwendungen, APIs oder andere Tools.
Wo immer möglich, arbeiten wir mit Ihrer bestehenden Umgebung.
- 4
Wir testen den Prozess mit Ihrem Team
Wir validieren die Automatisierung anhand realer Situationen, prüfen Ausnahmen und justieren sie, bevor sie in Betrieb geht.
Was wir vor der Automatisierung prüfen
Nicht jeder Prozess braucht denselben Automatisierungsgrad.
Bevor wir eine Lösung einführen, prüfen wir, welche Systeme beteiligt sind, welche Informationen verarbeitet werden und wo eine menschliche Prüfung bestehen bleiben muss.
Bei besonders sensiblen Prozessen — etwa finanziellen Vorgängen, kritischen Entscheidungen oder bestimmten Aktionen an Unternehmenssystemen — bauen wir Kontroll- und Freigabepunkte ein.
Es kann auch vorkommen, dass ein Prozess über Jahre gewachsen ist und es keine klare Art mehr gibt, ihn auszuführen. In solchen Fällen bringen wir ihn zunächst gemeinsam mit Ihnen in Ordnung und automatisieren danach nur die Teile, die wirklich Mehrwert bringen.
Häufig gestellte
Fragen.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Vor allem sich wiederholende Aufgaben, regelbasierte Prozesse und Workflows, bei denen Informationen von einem Tool zum anderen wandern: Dokumentenverarbeitung, Aktualisierung von Datensätzen, Berichtserstellung, Benachrichtigungen, Validierungen oder Datenaustausch zwischen Systemen.
Lässt es sich mit unserem ERP oder CRM integrieren?
In vielen Fällen ja. Wir können über APIs, in den Tools selbst verfügbare Integrationen oder andere Verbindungsmechanismen arbeiten. Vor Beginn prüfen wir die Möglichkeiten der beteiligten Systeme.
Müssen wir unsere genutzten Tools wechseln?
Nicht unbedingt. Ziel ist es, wann immer technisch möglich, auf Ihrer bestehenden Umgebung zu automatisieren.
Kann eine Person den Prozess vor der Ausführung prüfen?
Ja. Wir können vollständig automatische Workflows entwerfen oder Prüf-, Validierungs- und Freigabepunkte durch Menschen einbauen.
Was passiert bei einem Fehler oder fehlenden Informationen?
Der Workflow kann Ausnahmen erkennen und zur Prüfung an eine Person weiterleiten, anstatt automatisch fortzufahren.
Kann die Automatisierung mit Dokumenten arbeiten?
Ja. Wir können Automatisierung mit Technologien wie OCR und künstlicher Intelligenz kombinieren, um Informationen aus Rechnungen, Formularen, Verträgen oder anderen Dokumenten zu lesen, zu klassifizieren und zu extrahieren.
Wo werden unsere Daten verarbeitet?
Die Architektur wird je nach Projektbedarf festgelegt, unter Berücksichtigung von Sicherheit, Datenschutz, Zugriffskontrolle und geltenden Vorschriften.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt von der Anzahl der Schritte, den anzubindenden Tools und der Komplexität des Prozesses ab. Nach der Analyse des Falls legen wir gemeinsam Umfang und Zeitplan der Einführung fest.
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Den Rest gestalten wir gemeinsam.
Erzählen Sie uns von Ihrem Fall. Gemeinsam prüfen wir, ob und wie sich eine Investition in Technologie lohnt und wo Sie am besten anfangen.
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